Information nach Art. 13 EU-DSGVO
Um Sie über die Datenverarbeitung und Ihre Rechte aufzuklären und der Informationspflicht nach Artikel 13 und 14 der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nachzukommen, informieren wir Sie wie folgt:
1. Name und Anschrift des für die Verarbeitung Verantwortlichen
AGENTAMED GmbH
Colonnaden 68
20354 Hamburg
Telefon: 040 300 34 640
E-Mail: info(at)agentamed.de
2. Datenschutzbeauftragte/r
E-Mail: datenschutz(at)medinet-berlin.de
3. Kategorien personenbezogener Daten
Im Rahmen des Hinweisgebersystems werden folgende Daten verarbeitet: Angaben über die beschuldigte Person (z. B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), Angaben über die (angeblichen) Verhaltensverstöße sowie die entsprechenden Sachverhalte. Bei der Person des Hinweisgebers kommen personenbezogene Angaben wie Name der meldenden Person, die Kontaktdaten und ggf. auch die Umstände der Beobachtung in Betracht.
4. Zweck der Datenverarbeitung
Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Entgegennahme und Aufklärung von schwerwiegenden Verdachtsfällen über Regelverstöße im Unternehmen.
5. Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die oben genannten Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Straftaten im Beschäftigtenkontext ist Art. 88 DS-GVO in Verbindung mit § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG. Personenbezogene Daten des Hinweisgebers werden in der Regel nur mit seiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO) verarbeitet.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Wir stellen sicher, dass Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich für eine begrenzte Anzahl von befugten Personen zugänglich sind, die diese Daten für die Bereitstellung der oben genannten Verarbeitungszwecke kennen müssen.
Sofern es zur Aufklärung des Sachverhalts erforderlich sein sollte, können personenbezogene Daten an einzelne, sorgfältig ausgewählte Personen des Unternehmens oder – sofern diese vom betreffenden Sachverhalt ebenfalls betroffen sind – an verbundene Unternehmen im erforderlichen Umfang weitergeleitet werden. Jede Person, die Zugang zu den Daten erhält, ist zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dass dies zu Zwecken der Strafverfolgung erforderlich ist. Sofern gesetzliche Bestimmungen oder Anordnungen staatlicher Organe dies erforderlich machen, können personenbezogene Daten an diese herausgegeben werden.
7. Dauer der Datenspeicherung
Daten, die für die unter Punkt 3 genannten Zwecke verarbeitet werden, werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gem. § 11 Abs. 5 HinSchG gelöscht bzw. – wenn die Daten in Form von Papierdokumenten vorliegen – vernichtet. Gesetzliche Aufbewahrungsvorschriften oder berechtigte Interessen des Unternehmens können jedoch eine längere Aufbewahrung Ihrer Daten rechtfertigen. Beispielsweise können Ihre Daten gegebenenfalls während aktueller Rechtsstreitigkeiten, welche das Ergebnis möglicher Aufklärungsmaßnahmen sind, weiter aufbewahrt werden.
8. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die durch Nutzung des Hinweisgebersystems zu verwaltenden personenbezogenen Daten bei ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor unbefugtem Zugriff, Weitergabe, Missbrauch, Manipulationen, Verlust und Zerstörung zu schützen. Von uns eingesetzte Dienstleister sind in gleichem Maße verpflichtet.
9. Automatisierte Entscheidungsfindung
Im Rahmen des Hinweisgebersystems findet keine automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 DSGVO statt.
10. Betroffenenrechte
Als Betroffener haben Sie das Recht auf Auskunft der über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten zu. Die Identität des Hinweisgebers bleibt von diesem Auskunftsrecht grundsätzlich ausgenommen. Sofern durch die Wahrnehmung dieses Rechts die Sachverhaltsaufklärung oder die Sicherung erforderlicher Beweise gefährdet ist, ist es gestattet, dem Recht erst zu einem späteren Zeitpunkt zu entsprechen. Sie haben darüber hinaus bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, unrichtige Daten korrigieren, ändern, sperren oder löschen zu lassen. Weiterhin steht Ihnen jederzeit ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu. Anfragen zur Ausübung der Betroffenenrechte nach Art. 15-21 DS-GVO kann die betroffene Person an den Verantwortlichen (siehe Punkt 1) richten.